为使我院学生档案管理工作更规范、更严格，经研究，学生档案的组建管理工作由教务与科研处负责，团委学生工作处、招生就业处、各系部积极协助。

一、招生期间档案材料的管理

中专、五年制档案材料由招生就业处移交学生工作处中专部；普通专科生档案材料移交各系。各系、中专部根据档案材料对新生进行资格审查，核实后于第一学期末将档案材料移交教务与科研处管理。

二、在校期间档案材料的管理

1、操行评定表、毕业生登记表由学生工作处负责。

操行评定表内容的组织填写由各系、中专部具体负责，学生工作处审核，于最后一学年第二学期开学后第二周按系、班级、学号顺序汇总，即把每个学生五学期或四学期（对口生）的操行评定表装订在一起。

毕业生登记表的组织填写、审核工作在学生离校前由学生工作处负责，具体任务由各系、中专部承担，学生工作处审核、整理、汇总。

2、学习成绩报告单由教务与科研处组织、审核、管理，学生在校获证材料（如技能鉴定资格证书、计算机等级证书、英语等级证书等）在学习成绩报告单中体现。

3、团员档案由团委负责管理。

4、学生奖惩、评优材料由学生工作处组织、审核、管理。

学生奖励、评优审批表由学生工作处按系部、班级、学号的顺序提供，并列出每个班级学生获奖、评优情况的书面材料；学生纪律处分材料由学生工作处按系部、班级为单位提供并出具对应的书面汇总材料。

以上材料每学年学期末汇总后交教务与科研处，装入学生本人档案。

三、毕业生档案材料的汇总、装档及寄发

学生毕业离校前（每年六月份），由教务与科研处牵头，会同团委学生工作处、招生就业处、各系共同完成档案的收集、组建、审核、封装工作。

对合格毕业生的档案，由教务与科研处密封后移交招生就业处，招生就业处负责寄发。不能按期毕业的学生，其档案在教务与科研处留存。

四、留存学生档案材料的管理

新生录取简明登记表、毕业生调配表，由招生就业处整理；毕业生登记表（毕业证验印表），由学生工作处整理；学生大卡片由教务与科研处整理。以上材料整理好后，移交学院档案室长期保存。

五、本规定由教务与科研处负责解释。